Guía del Certificador

El Certificador (Entidad de Certificación) acepta participar en una auditoría y elige al Auditor jefe que hará la fase externa. Le invita el Consultor de la auditoría (o un Administrador de la plataforma).

Toda auditoría ENS avanza por 6 etapas; el final de una es el comienzo de la siguiente. La escala se ve en la lista de auditorías (columna «Progreso») y arriba de la ficha de cada auditoría.

Su parte: aceptar la auditoría y elegir al Auditor jefe; el resto lo sigue en lectura.

Lista de lo que espera una acción suya, calculada a partir del estado real de cada auditoría: en cuanto lo hace, la línea desaparece sola. Pulse una línea para ir al lugar donde se hace. Debajo, plegado, «En espera de otros» muestra lo que depende de otro participante (con su rol): así se ve por qué una auditoría no avanza. La campanita cuenta lo que ha pasado; esta lista, lo que falta hacer.

El botón ? de cada línea abre en esta guía el apartado que la explica: sus tareas, en «¿Qué tengo que hacer?»; las de otros, las etapas del proceso. Para volver, «Volver» o Esc.

Dónde: en la pestaña «Auditorías», bajo los indicadores, y al abrir cada auditoría, bajo la escala.

El resto del proceso aparece en «En espera de otros».

En cada auditoría, bajo «Pendiente de usted», está también el botón «Informe de estado» (ver Exportar listas e Informe de estado).

Cuándo: aviso en la campanita y por email; «Pendiente de usted» muestra «Responder a la invitación».

Menú → «Invitaciones» → «Recibidas»: «Aceptar» le vincula a la auditoría (aparece en su lista y ya puede elegir al Auditor jefe); «Rechazar» permite a quien le invitó elegir a otra persona. La invitación caduca a las 72 horas (valor por defecto) y quien la envió puede anularla antes. Si caducó, pida que le inviten de nuevo.

Cuándo: después de aceptar su invitación; también si el Auditor invitado rechazó.

En la ficha de la auditoría, bloque «Control» → «Elegir/cambiar»: del directorio de Auditores o, si la persona no tiene cuenta, «Invitar por email». El Auditor recibe la invitación con el mismo circuito de aceptación. Mientras esté pendiente puede anularla (también en «Invitaciones» → «Enviadas») y elegir a otro. Si el Consultor cambia de Certificador, la invitación al Auditor que dependía de usted se anula. Con la fase externa abierta, el Auditor jefe ya no se puede cambiar ni eliminar.

Muestra solo las auditorías en las que su invitación está aceptada. De arriba abajo: 4 indicadores fijos («Auditorías totales», «Auditorías en curso», «Auditorías suspendidas», «Auditorías cerradas»; una auditoría suspendida no cuenta como «en curso»), Pendiente de usted, la tabla «Resumen de Auditores» (cada Auditor con quien comparte auditorías, con las activas y cerradas en común), la lista de auditorías (con la escala reducida en «Progreso» y el selector «Estado»: Todas, En curso, Suspendidas, Cerradas) y, al final, la actividad reciente de sus auditorías: los hitos de la fase interna y de la fase externa (Plan, Veredicto, Documento final y la respuesta del Cliente, PAC), la suspensión, la reanudación y el cierre.

Tras la escala, «Pendiente de usted» y los Plazos, secciones desplegables:

La sección «Historial» de la ficha reúne las etapas de la auditoría y lo que ocurrió en cada una. Las etapas aparecen plegadas y en orden cronológico: Documentación, Encuesta, Cierre de la fase interna, Plan de Auditoría, Documento final y Veredicto, PAC y «Auditoría cerrada» (lo ocurrido después del cierre). Si hubo un nuevo ciclo, cada etapa indica su ciclo; una suspensión aparece como etapa propia, con el motivo, y la etapa continúa después como «(reanudada)».

Cada etapa muestra sus fechas, su duración, el número de eventos y, en el ciclo actual, el plazo (en rojo si se superó). Al abrir una etapa se ven sus eventos: qué pasó, quién lo hizo y cuándo. Solo hay una etapa abierta a la vez.

Encima de las etapas, el filtro por autor y por tipo de evento (con su recuento) se aplica a todas: los recuentos de cada etapa se actualizan y las etapas sin eventos quedan atenuadas. «Quitar filtro» vuelve a la vista completa. Los cambios de precio y de pagos no se muestran. El Cliente no tiene esta sección: él ve el «Historial de cambios» de sus documentos.

Al cerrar la fase interna aparecen en la ficha, debajo de Control, el Plan de Auditoría, la tarjeta Documento final y Veredicto y, si el Veredicto lo exige, el PAC. Los dos primeros los escribe solo el Auditor jefe; el PAC lo prepara y lo envía el Cliente y lo revisa el Auditor jefe.

Usted lo ve todo en lectura: estado del Plan y sus firmas, Documento final y respuesta del Cliente, Veredicto, PAC y su revisión.

Una auditoría se cierra sola cuando se cumple lo necesario: Veredicto «Favorable» confirmado y Documento final enviado (la respuesta del Cliente no es necesaria), o Veredicto «Favorable con no conformidades» y PAC aprobado (el PAC es obligatorio). Un Veredicto «Desfavorable» lleva a un nuevo ciclo; sin él, la auditoría se cierra como Desfavorable solo si el PAC no se presentó en plazo. Una auditoría abandonada no se cierra: se suspende (ver Auditoría suspendida).

• Solo lectura: nadie puede modificarla; no se puede cambiar a sus participantes, el chat queda en lectura y la IA no se usa sobre ella. Excepciones: la confirmación de versiones por el Cliente en su «Documentación»; nada más.
• Paquete de documentos fijo: el paquete final queda con las versiones vigentes en la fecha de cierre.
• Conservación: se conserva durante el plazo configurado (por defecto, 3 años desde el cierre; mínimo 2). Antes no se puede eliminar, ni mover a la Papelera, ni eliminar su cliente.
• Revertir: solo el Administrador de la plataforma puede revertir un Veredicto confirmado; la auditoría se reabre y, si el Documento final ya se había enviado, se deshacen también ese envío, la respuesta del Cliente y todas las copias firmadas.

Una auditoría abandonada o detenida —el Cliente dejó de responder, no presenta el PAC obligatorio o no continúa tras un Veredicto Desfavorable— puede suspenderse. La suspende y la reanuda, indicando el motivo: en la fase interna, el Implementador jefe; en la fase externa, el Auditor jefe; el Administrador de la plataforma, siempre. Se hace con el botón «Suspender…», a la derecha de la línea «Etapa actual», debajo de la escala de etapas; pide confirmación y el motivo.

• Solo lectura: mientras está suspendida nadie puede modificarla (salvo el precio y los pagos); sobre la escala se indica desde cuándo y por qué.
• Dónde se ve: dentro de la auditoría (bajo «Etapa actual», la marca gris «Suspendida» con el símbolo de pausa) y también en la lista de auditorías y en las tablas del Dashboard: su etapa aparece en gris, con el símbolo de pausa, como «Suspendida · » seguida de la etapa en la que se detuvo (por ejemplo, «Suspendida · Plan de Auditoría»).
• Plazos detenidos: no hay tareas en «Pendiente de usted», no cuenta como «estancada» y no se envían avisos de plazos. Al reanudarla, los plazos pendientes se desplazan el tiempo que estuvo suspendida (queda en el historial de plazos); también los plazos del PAC y de respuesta al Documento final.
• Reanudar: la auditoría vuelve exactamente al punto en que se suspendió.
• Indicadores: no cuenta entre las activas; tiene su propio indicador «Auditorías suspendidas». En «Pagos pendientes» sus pagos llevan la marca «Suspendida».
• Conservación: se conserva como una auditoría cerrada, contando desde la fecha de suspensión; antes no se puede eliminar.

Recibirá un aviso cuando se suspenda y cuando se reanude.

Grupo «Invitaciones» del menú lateral: «Recibidas» — Aceptar / Rechazar; «Enviadas» — las que envía al Auditor jefe («Anular» mientras sigan pendientes). Le invita el Consultor de la auditoría o un Administrador de la plataforma.

Estados: enviada (pendiente), aceptada, rechazada, cancelada, caducada. La invitación caduca a las 72 horas (valor por defecto); caducada, ya no se puede aceptar y hay que invitar de nuevo. Cada tabla tiene filtro de estado, orden y buscador; las flechas ↑ ↓ (o Enter / Mayús+Enter) recorren las coincidencias. El contador junto al apartado indica cuántas esperan respuesta.

Menú lateral → «Directorios»: Auditores, Implementadores, Consultores y Clientes, de solo lectura. Solo aparecen las personas y clientes con los que comparte alguna auditoría; la columna «En común» indica cuántas. En Auditores, un clic en una fila abre las auditorías que comparte con esa persona.

Encima de cada lista, un filtro de estado (personas: Activo, Bloqueado, Pendiente de activación, Con auditoría activa; Clientes: Activo, Bloqueado, Con auditoría activa) y un buscador que resalta las coincidencias (flechas ↑ ↓ o Enter / Mayús+Enter). Filtro y búsqueda se reinician al entrar desde el menú. Quién está conectado ahora solo lo ve el Administrador de la plataforma.

El botón Exportar de las listas Auditorías y Clientes descarga la lista en Excel (.xlsx) o CSV (separado por «;», se abre directamente en Excel en español). En la ventana se elige:

Informe de estado (botón en cada auditoría, bajo «Pendiente de usted»): un PDF breve para la dirección del Cliente — etapa actual y escala, plazos y su estado, avance de documentos y Encuesta, hallazgos abiertos (fase interna), veredicto, equipo y próximos pasos. No incluye importes. El Cliente puede generarlo él mismo.

Junto a cada botón «Descargar» (documentos, versiones, evidencias, Informe SoA, Plan, Documento final, PAC y demás archivos) hay dos ayudas:

Cada auditoría tiene su glosario de términos técnicos y normativos: sección «Glosario» de la ficha.

Su cuenta la crea un Administrador de la plataforma o se crea al aceptar una invitación por email a una auditoría (contraseña y método de 2FA en la misma pantalla). Si la crea un Administrador de la plataforma, recibe por email (o Telegram) un enlace de un solo uso para establecer su propia contraseña: nadie más la conoce ni la escribe por usted. El enlace caduca en 72 horas (valor por defecto, lo ajusta el Administrador de la plataforma).

Todos los roles entran por la misma pantalla de inicio de sesión, con email y contraseña; la plataforma reconoce el rol y muestra su vista.

Tras la contraseña, la plataforma puede pedir un código de 6 cifras. Hay tres métodos, combinables:

Los tres métodos los activa y desactiva usted mismo en cualquier momento. Al activar la cuenta o al registrarse por una invitación se elige uno de ellos (obligatorio); los demás se añaden después en «Perfil». Si el código no puede entregarse por Telegram y no tiene app autenticadora, la plataforma lo envía por email y lo indica en pantalla.

Si en «Perfil» ve «Activado — todavía no se aplica al iniciar sesión», el método está configurado, pero el administrador aún no ha hecho obligatoria la verificación en dos pasos en esta instalación: por ahora se entra solo con la contraseña, y el código empezará a pedirse cuando la active.

Menú de su avatar (arriba a la derecha) → «👤 Perfil» abre la ventana «Mis datos». Ahí puede:

• editar su nombre de contacto, el nombre de la entidad certificadora, su teléfono y su ID de Telegram; el email solo lo cambia un Administrador de la plataforma y el NIF se muestra de solo lectura;
• cambiar la contraseña y gestionar la verificación en dos pasos;
• elegir qué avisos recibe por Telegram y por email (ver Avisos);
• ver la fila «Protección de datos» (cuándo leyó la información y el botón «Ver»).

La campanita 🔔 (arriba) es su bandeja de avisos: todo lo que le concierne y es el único lugar con «leído / no leído». El mensaje emergente que aparece unos segundos es el mismo aviso. Un clic en un aviso abre la auditoría en el lugar correspondiente.

Historial no es aviso: «Actividad reciente» del Dashboard y el Historial de cada auditoría cuentan qué pasó y cuándo; no esperan nada de usted. Lo que falta hacer está en Pendiente de usted.

Email y Telegram son copias de los avisos, configurables evento por evento en «Perfil» (algunos con un umbral de días). El email es el canal principal; Telegram es adicional y necesita su ID de Telegram. La lista completa de eventos de su rol está en «Perfil»; si es larga, aparece agrupada en apartados plegables (Documentos y datos, Encuesta y hallazgos, Plazos y actividad, Fase externa…), cada uno con el número de avisos y cuántos tiene activados. Email y Telegram se configuran por separado: cada canal tiene su propio bloque con su lista de avisos y sus botones. «Esencial» marca en ese canal los avisos por defecto de su rol y desmarca el resto; «Marcar todo» y «Desmarcar todo» marcan o desmarcan todos los avisos de ese canal. El umbral en días de un aviso es el mismo para los dos canales. El resumen periódico por email está en el bloque de Email y el horario de Telegram («Recibir los avisos de Telegram solo en mi horario»), en el de Telegram. Sin ID de Telegram, el bloque de Telegram no se muestra; aparece en cuanto guarda su ID de Telegram, con las marcas que tuviera (no se pierden mientras está oculto). Las cuentas nuevas empiezan con los avisos por defecto de su rol, que define el Administrador de la plataforma.

Todos los correos de la plataforma llevan el mismo formato: la marca ProInt-ENS arriba y, al pie, los datos del titular, la información básica de protección de datos y el motivo del aviso. La plataforma nunca le pide por correo su contraseña ni sus códigos de verificación.

• Buscar (arriba, junto al logo): escriba al menos dos letras — un código de auditoría, un cliente o su NIF, el nombre de un documento, «SoA» o una tarea — y los resultados aparecen al momento, agrupados en Auditorías, Clientes, Tareas pendientes y Documentos, solo de lo que usted puede ver. ↑/↓ y Enter para abrir, Esc para cerrar; «/» o Ctrl+K llevan al buscador. Al abrir un resultado el campo se vacía y la búsqueda queda en «Búsquedas recientes», que aparecen al pulsar el campo vacío («×» quita una). Las secciones de la plataforma están en el menú de la izquierda.
• Menú de la izquierda: los grupos (General, Plataforma…) se abren y se cierran pulsando su título (o con Enter). La primera vez que entra están todos abiertos; en cuanto abre o cierra alguno, los que deje abiertos se guardan en su cuenta y se ven igual en cualquier ordenador. El apartado en el que está se marca con un punto a la derecha, también dentro de un grupo cerrado. «« Contraer panel», abajo, deja solo los iconos (al pasar el ratón el menú se despliega); «» Expandir panel» lo vuelve a abrir.
• «Volver» le devuelve a la pantalla desde la que llegó (la ficha, la pestaña o la campanita), no siempre a la lista general. En pantallas largas queda fijo en la cabecera.
• Esc hace lo mismo que «Volver». No vuelve mientras escribe en un campo (allí cancela la edición) ni con una ventana abierta.
• Ventanas: Esc cierra la ventana abierta, igual que «×», «Cerrar» o «Cancelar». No se cierran con Esc las que exigen respuesta (cambio obligatorio de contraseña, información sobre protección de datos, aviso de inactividad). Al abrir una ventana el cursor va a su primer campo, Tab recorre solo esa ventana y al cerrarla vuelve al botón de origen.
• Los botones con solo un icono tienen un nombre que leen los lectores de pantalla.
• Color de su rol: es el de su logo, su avatar y los puntos del menú.

Quién es el responsable del tratamiento, para qué se usan los datos, cuánto tiempo se conservan y cómo ejercer sus derechos se explica en la Política de privacidad; los datos del titular de la instalación, en el Aviso legal; las medidas de seguridad, con los valores reales de este servidor, en Seguridad de la plataforma. Los tres enlaces están al pie del menú lateral, en la pantalla de acceso y en «Cómo funciona».

La primera vez que entra, y cada vez que esa información cambia, la plataforma le muestra un resumen y le pide confirmar que lo ha leído. En «Perfil», la fila «Protección de datos» muestra cuándo lo leyó y el botón «Ver» lo vuelve a abrir.

• Cada participante ve solo las auditorías en las que interviene; el servidor lo comprueba en cada petición.
• A la IA nunca se envían datos personales ni identificativos: nombres, emails, teléfonos, direcciones, NIF, nombre de la organización y código de la auditoría se sustituyen antes del envío.
• Cada acción queda registrada con su autor real, y cada archivo tiene su huella SHA-256 (ver Ver y comprobar archivos).

¿Por qué no veo una auditoría que sé que existe?

Solo se muestran las auditorías en las que su invitación está aceptada.

¿Puedo editar algo de la auditoría?

Solo elegir al Auditor jefe. Las correcciones de la fase interna se piden al Implementador jefe; las de la fase externa, al Auditor jefe.

¿Tengo funciones de IA?

No. La IA la usan el equipo del Implementador, el Administrador de la plataforma y, solo como ayuda por campo, el Cliente.