Guía del portal del Cliente

Quiénes son y si ya aceptaron lo ve en la tarjeta «Control» de su auditoría (de solo lectura): «Pendiente», «Aceptada» con fecha y hora, o «— Sin asignar —».

«Perfil» → «Su empresa» → «Usuarios de la empresa»: las personas de su empresa con acceso propio al portal. Cada una entra con su email, su contraseña y su verificación en dos pasos, y en la Trazabilidad y el chat figura con su nombre.

Qué puede hacer el titular de la cuenta (y la administración de la plataforma):

• Dar acceso: nombre y apellidos, email y, si procede, «Puede firmar y enviar en nombre de la empresa». La persona recibe por email un enlace para crear su contraseña. Un email que ya tiene cuenta en la plataforma no se puede añadir: una persona solo pertenece a una empresa.
• Reenviar enlace o Retirar acceso mientras la persona no lo haya activado.
• Dar / Quitar permiso de firma.
• Desactivar y Reactivar a un colaborador: su sesión se cierra al instante y no puede entrar; su historial se conserva.
• Hacer titular: transfiere la titularidad a otra persona con el acceso ya activado, confirmando con su contraseña. Usted pasa a ser colaborador y conserva su permiso de firma. El titular no se puede desactivar: antes hay que transferir la titularidad.

Cualquier persona puede cambiar su propio nombre («Nombre»). Cada una recibe los avisos de las auditorías según su propia configuración, y su campanita tiene su propio «leído».

Toda auditoría ENS avanza por 6 etapas; el final de una es el comienzo de la siguiente. La escala se ve en la lista de auditorías (columna «Progreso») y arriba de la ficha de cada auditoría.

Lista de lo que espera una acción suya, calculada a partir del estado real de cada auditoría: en cuanto lo hace, la línea desaparece sola. Pulse una línea para ir al lugar donde se hace. Debajo, plegado, «En espera de otros» muestra lo que depende de otro participante (con su rol): así se ve por qué una auditoría no avanza. La campanita cuenta lo que ha pasado; esta lista, lo que falta hacer.

Dónde: en «Mis auditorías», bajo las tarjetas (todas sus auditorías), y al abrir cada auditoría, bajo la escala. El botón ? de cada línea abre aquí el apartado que la explica: sus tareas, en ¿Qué tengo que hacer?; las de otros, qué hace ese participante y qué viene después. Para volver, «Volver» o Esc.

Cuándo: recibe por email la invitación de su Consultor a una auditoría.

Si un colega ya le dio acceso, no hay invitación: le llega por email un enlace de un solo uso para crear su contraseña; después entra como cualquier usuario.

Cuándo: «Completar el formulario…» (su Implementador abrió el formulario de un documento: «Datos solicitados por el Implementador») o «Volver a subir… documento rechazado».

Cuándo: «Confirmar o rechazar… documento generado».

La versión confirmada pasa a ser la vigente y queda en su pestaña «Documentación», también para futuras auditorías.

Cuándo: «Confirmar o rechazar… valor propuesto por el Implementador».

Abra el formulario del documento: encima verá el panel «… propuesta(s) del Implementador — ¿confirma?» con cada campo, el valor propuesto y su comentario. «Confirmo» aplica el valor; «Rechazar» lo descarta. Su Implementador ve su respuesta.

Cuándo: tras la Encuesta aparece «Corregir… incumplimiento(s)» (solo en la fase interna); si alguno tiene la fecha límite vencida, se indica.

Mientras su Implementador la revisa, el hallazgo está «En progreso» y sale de su lista. Si rechaza la corrección, vuelve a «Abierto» con el motivo; si la acepta, el hallazgo se cierra. Ver Hallazgos.

Cuándo: fase externa; «Firmar el Plan de Auditoría» — el Auditor jefe ya lo envió y subió su copia firmada. Lo hace una persona de su empresa con permiso de firma («Firmante», ver Usuarios de la empresa); para las demás personas de la empresa esta tarea aparece en «En espera de otros».

Con las dos firmas válidas el Plan queda firmado y el Auditor jefe prepara el Documento final. Ver Plan de Auditoría.

Cuándo: el Auditor jefe le envía el Documento final (incluye el Veredicto).

Descárguelo en la tarjeta «Documento final de la auditoría». Con Veredicto «Favorable» la auditoría queda cerrada en ese momento. Con no conformidades, el siguiente paso es el PAC. Mientras la auditoría sigue abierta, una persona de su empresa con permiso de firma («Firmante», ver Usuarios de la empresa) puede, si lo desea, firmarlo (subir esa misma versión firmada electrónicamente) o dar «Acuse de recibo»; no es obligatorio y no se puede deshacer. Ver Documento final.

Cuándo: el Veredicto no es «Favorable»: «Iniciar el PAC», «Completar el PAC y enviarlo» o «Corregir el PAC rechazado».

La tarjeta PAC indica el plazo (contado desde el envío del Documento final). Con «Favorable con no conformidades» el PAC es obligatorio: la auditoría no se cierra sin él. Con «Desfavorable», si el PAC no se envía a tiempo, el Auditor jefe puede cerrar la auditoría como Desfavorable. Ver PAC.

Tarjeta «Resultados» de cada auditoría:

Los archivos se preparan al pulsar el botón, con los datos vigentes en ese momento.

Cuando su Implementador finaliza la Encuesta aparece una tarjeta con un gráfico radar: el nivel de madurez ENS registrado en cada dominio de control (Marco organizativo, Marco operacional, Medidas de protección…), de L0 (inexistente) a L5 (optimizado), con la lista de dominios y su nivel debajo. Es un resumen por dominio: las respuestas y niveles de cada pregunta no se muestran.

Dentro de cada auditoría, «Plan de pagos» en lectura: precio total sin IVA, tipo de IVA y total con IVA; y por plazo, fecha prevista, importe sin y con IVA, estado (Pagado con su fecha, Pendiente o Vencido) y n.º de factura si ya está emitida.

Recibe avisos en la campanita unos días antes de cada fecha (7 por defecto) y si un pago vence sin registrarse; por Telegram o email, si activa esos eventos en «Perfil». El calendario y los cobros los lleva su Consultor: para cualquier consulta, diríjase a él.

Tarjeta «Chat con el equipo» en cada auditoría: mensajes de texto con su Implementador (y su Ayudante y Técnico). Solo texto: los documentos y evidencias van por sus propias secciones.

• El texto se guarda cifrado en el servidor (en reposo, no de extremo a extremo).
• Lo leen las personas de su empresa con acceso al portal y el equipo del Implementador; Consultor, Auditor y Certificador no. Cada mensaje muestra quién lo escribió. La administración de la plataforma puede leerlo, pero no escribir.
• Se escribe mientras la auditoría está abierta; cerrada, el historial queda en lectura.

Historial de cambios (junto a Datos generales): los cambios recientes por documento y el estado de sus propuestas (pendiente, aceptada, rechazada con comentario). Un clic en una entrada abre el documento en ese campo.

Cuando su Consultor le invita a otra auditoría, además del email verá la invitación en «Invitaciones» del menú lateral (con un contador si hay alguna pendiente): estándar propuesto y quién le invita, con «Aceptar» o «Rechazar» (solo el titular de la cuenta de su empresa; las demás personas la ven, sin botones). La invitación caduca a las 72 horas (valor por defecto); si caducó, consulte con su Consultor. Las respondidas o canceladas quedan como histórico.

Una auditoría se cierra sola cuando se cumple lo necesario: Veredicto «Favorable» confirmado y Documento final enviado (la respuesta del Cliente no es necesaria), o Veredicto «Favorable con no conformidades» y PAC aprobado (el PAC es obligatorio). Un Veredicto «Desfavorable» lleva a un nuevo ciclo; sin él, la auditoría se cierra como Desfavorable solo si el PAC no se presentó en plazo. Una auditoría abandonada no se cierra: se suspende (ver Auditoría suspendida).

• Solo lectura: nadie puede modificarla; no se puede cambiar a sus participantes, el chat queda en lectura y la IA no se usa sobre ella. Excepciones: usted puede seguir confirmando o rechazando versiones en su pestaña «Documentación»; nada más.
• Paquete de documentos fijo: el paquete final queda con las versiones vigentes en la fecha de cierre.
• Conservación: se conserva durante el plazo configurado (por defecto, 3 años desde el cierre; mínimo 2). Antes no se puede eliminar, ni mover a la Papelera, ni eliminar su cliente.
• Revertir: solo el Administrador de la plataforma puede revertir un Veredicto confirmado; la auditoría se reabre y, si el Documento final ya se había enviado, se deshacen también ese envío, la respuesta del Cliente y todas las copias firmadas.

Una auditoría abandonada o detenida —el Cliente dejó de responder, no presenta el PAC obligatorio o no continúa tras un Veredicto Desfavorable— puede suspenderse. La suspende y la reanuda, indicando el motivo: en la fase interna, el Implementador jefe; en la fase externa, el Auditor jefe; el Administrador de la plataforma, siempre.

• Solo lectura: mientras está suspendida nadie puede modificarla; sobre la escala se indica desde cuándo y por qué.
• Dónde se ve: dentro de la auditoría (bajo «Etapa actual», la marca gris «Suspendida» con el símbolo de pausa) y también en la lista de auditorías: su etapa aparece en gris, con el símbolo de pausa, como «Suspendida · » seguida de la etapa en la que se detuvo (por ejemplo, «Suspendida · Plan de Auditoría»).
• Plazos detenidos: no hay tareas en «Pendiente de usted», no cuenta como «estancada» y no se envían avisos de plazos. Al reanudarla, los plazos pendientes se desplazan el tiempo que estuvo suspendida (queda en el historial de plazos); también los plazos del PAC y de respuesta al Documento final.
• Reanudar: la auditoría vuelve exactamente al punto en que se suspendió.
• Conservación: se conserva como una auditoría cerrada, contando desde la fecha de suspensión; antes no se puede eliminar.

Recibirá un aviso cuando se suspenda y cuando se reanude.

Acordeón «Datos generales de la auditoría»: los datos de su organización en esta auditoría. Se copian de su Perfil al crearla y, desde ahí, pertenecen a la auditoría: si después cambia su Perfil, esta auditoría no cambia sola.

Para corregirlos, cambie los campos y pulse «Proponer cambios»: se aplican cuando su Implementador los acepta. El NIF/CIF no se puede cambiar. Si cambia el nombre de la organización o el sector, los documentos que la plataforma ya había generado en esta auditoría se eliminan y su Implementador los vuelve a generar; los que usted subió no se tocan. Al empezar la fase externa estos datos quedan congelados.

El nombre de la organización y el NIF/CIF aparecen solos en los documentos.

Responsables (obligatorio para generar documentos): Responsable de Seguridad, del Sistema, de la Información y del Servicio. Elija a cada persona en la lista desplegable (sale de sus Empleados) y marque los roles que desempeña; su cargo, email, teléfono y clasificación se toman de Empleados. «+ Añadir empleado» añade otra fila; «Guardar cambios» lo envía. Sus cambios quedan como propuesta hasta que su Implementador los acepta (los ve en Historial de cambios). La misma persona no puede ser Responsable de Seguridad y del Sistema.

Empleados: la lista de empleados de esta auditoría, copiada de su lista al crearla. La mantiene usted libremente, sin revisión: lo que añade o modifica se guarda también en su lista para la próxima auditoría; eliminar aquí no lo borra de su lista. Nombre y cargo son obligatorios; el cargo se elige de la lista de cargos de la auditoría o se escribe uno nuevo. Sirve para elegir Responsables, al firmante del PAC y para autocompletar los campos de «responsable» de los formularios.

Sección obligatoria de Datos generales: marque los marcos que aplican a su organización (ENS, RGPD / LOPDGDD, NIS2) y añada, si las hay, normativas sectoriales o autonómicas con su referencia. Sus cambios quedan pendientes hasta que su Implementador los acepta. En caso de duda, consúltele.

Sección «Documentos»: todos los documentos de su proceso. Para cada uno:

• Rellenar formulario — secciones con pestañas; los campos con * son obligatorios y los marcados «↑ Datos generales» o «↑ Auto» se rellenan solos. El panel «📋 Instrucciones del documento» da indicaciones (no se imprimen). Fechas DD/MM/AAAA (📅 para el calendario). Abajo, el porcentaje de obligatorios completados.
• Subir archivo (o «Reemplazar archivo») si ya tiene el documento: PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPG; tamaño máximo el indicado junto al botón. Mientras su archivo está pendiente o aprobado, el formulario queda oculto; si se rechaza, vuelve a estar disponible.
• «Guardar y notificar al Implementador» — llegan como propuesta solo los campos que usted ha cambiado; los textos que el formulario ya trae rellenados no se envían si no los modifica. Si no ha cambiado nada, no se envía nada. El estado de sus propuestas se ve en el panel encima del formulario; además, mientras su Implementador no decida, cada campo muestra el valor que usted envió con la nota «Enviado al Implementador — pendiente de revisión». Si sale del formulario con cambios sin enviar, la plataforma le pregunta: «Guardar y salir» o «Salir sin guardar».
• Ayuda IA (✨AI) junto a algunos campos, con su propio token (ver Mi token de IA).

Usted y su Implementador trabajan sobre el mismo formulario; puede entrar aunque él lo tenga abierto. Cuando él genera o aprueba el documento, el formulario pasa a solo lectura («El Implementador ha finalizado y bloqueado este documento»). Una vez finalizada la Encuesta, los documentos ya no se editan desde su portal; en la fase externa, la documentación de la auditoría es de solo lectura (también la confirmación de versiones pendientes, que se podrá hacer al cerrarse la auditoría).

Acordeón «Evidencias»: puede adjuntar archivos de apoyo a las preguntas de la Encuesta que responde su Implementador, sin ver sus respuestas ni observaciones.

• Documentos obligatorios de algunas preguntas, cada uno con «Subir». Si ya forma parte de la lista de documentos, verá un enlace a esa tarjeta en lugar de subirlo dos veces.
• «+ Otra evidencia» para cualquier otro archivo de apoyo. Formatos: PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPG.
• Cada evidencia queda «Pendiente de revisión» hasta que su Implementador la aprueba o la rechaza; mientras tanto no cubre la evidencia obligatoria. Puede retirarla mientras esté pendiente o rechazada; aprobada, no. Las evidencias se aportan hasta que se finaliza la Encuesta; después, y en la fase externa, la tarjeta es de solo lectura.
• Buscador por texto o código de medida.

Mientras la Encuesta está en curso, la tarjeta «Estado de la encuesta de cumplimiento» de «Mis auditorías» indica cuántos documentos obligatorios esperan su evidencia («N evidencias por aportar», con las rechazadas entre paréntesis); pulsándola se abre este acordeón.

Pestaña «Documentación» del menú: el histórico de versiones de sus documentos, independiente de las auditorías.

• Columnas esenciales (código, documento, versión, estado, acción requerida, vigencia, próxima revisión); el botón ⓘ muestra todos los datos de la versión.
• «Acción requerida»: «Pendiente de su confirmación» (acéptela o rechácela), «En revisión por el Implementador», «La revisión vence en N días — preparar la renovación» (faltan 30 días o menos para la próxima revisión) o «Revisión vencida — renovar».
• «+ Subir documento»: estándar y documento, archivo, si es la Vigente o una Archivada, y número de versión.
• Al abrirse una auditoría nueva, la versión vigente de cada documento se incorpora sola para su revisión.
• Junto al estado «Vigente», un banderín amarillo avisa de que la próxima revisión llega en 30 días o menos; uno rojo, de que ya pasó. Es solo un aviso: el documento sigue siendo válido, pero conviene revisarlo y subir una versión nueva.

Tras la Encuesta, cada medida que no se cumple del todo genera un hallazgo: código de la medida, severidad, descripción, «💡 Recomendación del Implementador» y, si la indicó, fecha límite.

• En su tarjeta de «Mis auditorías», el aviso «⚠️ Hallazgo(s) pendiente(s) de corregir» muestra solo lo que espera su corrección en la fase interna.
• Dentro de la auditoría, la sección «Hallazgos (incumplimientos)» muestra todos (abiertos y cerrados), cada uno con su «Historial»: sus correcciones con archivos, las respuestas de su Implementador y cuándo se cerró. Nada desaparece de aquí.
• «Ya lo he corregido» es un envío para revisión («Corrección enviada — pendiente de revisión del Implementador»); mientras espera o si fue aceptada no puede enviar otra. El hallazgo se cierra cuando su Implementador acepta la corrección. Ver Corregir un incumplimiento.
• En la fase externa las no conformidades siguen por el PAC.

Junto a cada botón «Descargar» (documentos, versiones, evidencias, Informe SoA, Plan, Documento final, PAC y demás archivos) hay dos ayudas:

Cada auditoría tiene su glosario con los términos técnicos y normativos de sus formularios: tarjeta «Glosario de términos» dentro de la auditoría, y el icono «?» junto al nombre de un campo, que muestra su definición y, cuando la hay, la indicación de cómo rellenarlo, sin salir del formulario.

En la fase externa, el Auditor jefe prepara el Plan de Auditoría (metodología, periodo cubierto, puntos que va a revisar). Lo ve en la tarjeta «Plan de Auditoría» en cuanto él lo inicia.

Después, el Auditor jefe evalúa los controles fuera de la plataforma y prepara el Documento final; no lo verá hasta que se lo envíe.

Aparece cuando el Auditor jefe se lo envía, con o sin su firma electrónica («Firma electrónica (copias firmadas)» muestra si está firmado y los datos del certificado).

• Firmarlo usted: descargue, firme y vuelva a subir esa misma versión; su firma se detecta sobre el archivo.
• «Acuse de recibo»: sin archivo; queda registrado con la fecha, la huella SHA-256 del documento y su dirección IP.

Firmar o dar acuse de recibo solo puede una persona con permiso de firma («Firmante») de su empresa. La respuesta no se puede deshacer.

Aparece, en lectura, cuando recibe el Documento final, del que forma parte: valoración, justificación y, si aplica, el plazo en meses para presentar el PAC.

• Favorable — sin PAC; la auditoría se cierra en cuanto se le envía el Documento final.
• Favorable con no conformidades — debe enviar un PAC (obligatorio); aprobado, la auditoría se cierra.
• Desfavorable — debe enviar un PAC; aprobado, empieza un nuevo ciclo: la auditoría vuelve a la Encuesta.

Solo el Administrador de la plataforma puede revertir un Veredicto confirmado; si lo hace con el Documento final ya enviado, su respuesta y su copia firmada quedan anuladas y deberá responder a la nueva versión.

Si el Veredicto no es «Favorable», usted presenta un PAC con la corrección de cada no conformidad. Es un documento de su empresa: lo inicia y lo rellena cualquier persona de su empresa con acceso, y solo una con permiso de firma («Firmante») puede enviarlo; su Implementador jefe puede ayudarle a rellenarlo. Los pasos están en Preparar y enviar el PAC.

• Al enviarlo quedan registrados el usuario, la fecha, la IP y la huella SHA-256; pasa a «Enviado — en revisión» y ya no se puede editar.
• El Auditor jefe lo aprueba o lo rechaza; si lo rechaza, verá su comentario y podrá corregirlo y reenviarlo.
• Con Veredicto «Desfavorable» y el PAC aprobado, el Auditor jefe abre un nuevo ciclo. Si el PAC no se envía en plazo, puede cerrar la auditoría como Desfavorable.

Entra al portal con su propio email y una contraseña que establece usted mismo; nadie más la conoce. Cada persona de su empresa con acceso al portal tiene su propia cuenta (email, contraseña y verificación en dos pasos): no se comparten (ver Usuarios de la empresa).

Tras la contraseña, la plataforma puede pedir un código de 6 cifras. Hay tres métodos, combinables:

Los tres métodos los activa y desactiva usted mismo en cualquier momento. Al activar la cuenta o al registrarse por una invitación se elige uno de ellos (obligatorio); los demás se añaden después en «Perfil». Si el código no puede entregarse por Telegram y no tiene app autenticadora, la plataforma lo envía por email y lo indica en pantalla.

Si en «Perfil» ve «Activado — todavía no se aplica al iniciar sesión», el método está configurado, pero el administrador aún no ha hecho obligatoria la verificación en dos pasos en esta instalación: por ahora se entra solo con la contraseña, y el código empezará a pedirse cuando la active.

Pulse su nombre (arriba a la derecha) → «👤 Perfil». Arriba a la derecha se ve siempre quién ha entrado: su nombre y, debajo, la empresa y su papel en ella (titular de la cuenta o colaborador, y Firmante si tiene permiso de firma). El Perfil tiene dos bloques:

La campanita 🔔 (arriba) es su bandeja de avisos: todo lo que le concierne y es el único lugar con «leído / no leído». El mensaje emergente que aparece unos segundos es el mismo aviso. Un clic en un aviso abre la auditoría en el lugar correspondiente.

En su empresa cada persona con acceso tiene su propia campanita: lo que usted marca como leído sigue sin leer para sus colegas. Los avisos de las auditorías llegan a todas las personas activas de la empresa, cada una según su propia configuración; los de pagos, solo al titular de la cuenta.

Historial no es aviso: «Actividad reciente» y el «Historial de cambios» de cada auditoría cuentan qué pasó y cuándo; no esperan nada de usted. Lo que falta hacer está en Pendiente de usted.

Email y Telegram son copias de los avisos, configurables evento por evento en «Perfil» (algunos con un umbral de días). El email es el canal principal; Telegram es adicional y necesita su ID de Telegram. La lista completa de eventos de su rol está en «Perfil»; si es larga, aparece agrupada en apartados plegables (Documentos y datos, Encuesta y hallazgos, Plazos y actividad, Fase externa…), cada uno con el número de avisos y cuántos tiene activados. Email y Telegram se configuran por separado: cada canal tiene su propio bloque con su lista de avisos y sus botones. «Esencial» marca en ese canal los avisos por defecto de su rol y desmarca el resto; «Marcar todo» y «Desmarcar todo» marcan o desmarcan todos los avisos de ese canal. El umbral en días de un aviso es el mismo para los dos canales. El resumen periódico por email está en el bloque de Email y el horario de Telegram («Recibir los avisos de Telegram solo en mi horario»), en el de Telegram. Sin ID de Telegram, el bloque de Telegram no se muestra; aparece en cuanto guarda su ID de Telegram, con las marcas que tuviera (no se pierden mientras está oculto). Las cuentas nuevas empiezan con los avisos por defecto de su rol, que define el Administrador de la plataforma.

Todos los correos de la plataforma llevan el mismo formato: la marca ProInt-ENS arriba y, al pie, los datos del titular, la información básica de protección de datos y el motivo del aviso. La plataforma nunca le pide por correo su contraseña ni sus códigos de verificación.

• Buscar (arriba, junto al logo): escriba al menos dos letras — un código de auditoría, el nombre de un documento, «SoA» o una tarea — y los resultados aparecen al momento, agrupados en Auditorías, Tareas pendientes y Documentos. ↑/↓ y Enter para abrir, Esc para cerrar; «/» o Ctrl+K llevan al buscador. Al abrir un resultado el campo se vacía y la búsqueda queda en «Búsquedas recientes», que aparecen al pulsar el campo vacío («×» quita una).
• Menú de la izquierda: los grupos (General, Plataforma…) se abren y se cierran pulsando su título (o con Enter). La primera vez que entra están todos abiertos; en cuanto abre o cierra alguno, los que deje abiertos se guardan en su cuenta y se ven igual en cualquier ordenador. El apartado en el que está se marca con un punto a la derecha, también dentro de un grupo cerrado. «« Contraer panel», abajo, deja solo los iconos (al pasar el ratón el menú se despliega); «» Expandir panel» lo vuelve a abrir.
• «Volver» le devuelve a la pantalla desde la que llegó (la ficha, la pestaña o la campanita), no siempre a la lista general. En pantallas largas queda fijo en la cabecera.
• Esc hace lo mismo que «Volver». No vuelve mientras escribe en un campo (allí cancela la edición) ni con una ventana abierta.
• Ventanas: Esc cierra la ventana abierta, igual que «×», «Cerrar» o «Cancelar». No se cierran con Esc las que exigen respuesta (cambio obligatorio de contraseña, información sobre protección de datos, aviso de inactividad). Al abrir una ventana el cursor va a su primer campo, Tab recorre solo esa ventana y al cerrarla vuelve al botón de origen.
• Los botones con solo un icono tienen un nombre que leen los lectores de pantalla.
• Color de su rol: es el de su logo, su avatar y los puntos del menú.

Quién es el responsable del tratamiento, para qué se usan los datos, cuánto tiempo se conservan y cómo ejercer sus derechos se explica en la Política de privacidad; los datos del titular de la instalación, en el Aviso legal; las medidas de seguridad, con los valores reales de este servidor, en Seguridad de la plataforma. Los tres enlaces están al pie del menú lateral, en la pantalla de acceso y en «Cómo funciona».

La primera vez que entra, y cada vez que esa información cambia, la plataforma le muestra un resumen y le pide confirmar que lo ha leído. En «Perfil», la fila «Protección de datos» muestra cuándo lo leyó y el botón «Ver» lo vuelve a abrir.

• Cada participante ve solo las auditorías en las que interviene; el servidor lo comprueba en cada petición.
• A la IA nunca se envían datos personales ni identificativos: nombres, emails, teléfonos, direcciones, NIF, nombre de la organización y código de la auditoría se sustituyen antes del envío.
• Cada acción queda registrada con su autor real, y cada archivo tiene su huella SHA-256 (ver Ver y comprobar archivos).

Respecto a los datos de sus empleados que introduce en la auditoría, su organización es la responsable y debe informarles de este tratamiento.

Las funciones de IA usan su propio token de un proveedor (la plataforma no tiene uno compartido). Se configura en «Perfil» → «Mi token de IA».

Real Decreto 311/2022: la política de seguridad en el uso de medios electrónicos de las Administraciones Públicas españolas, aplicable también a sus proveedores.

• Categorías: BÁSICA (impacto limitado), MEDIA (grave), ALTA (muy grave). La categoría determina las medidas aplicables: 52, 68 o 73, y los documentos exigidos: 20, 23 o 24.
• Madurez: cada medida se valora de L0 (inexistente) a L5 (optimizado); la guía CCN-STIC-824 fija como nivel mínimo L2 en BÁSICA, L3 en MEDIA y L4 en ALTA.
• Certificación: en categoría MEDIA o ALTA, la conformidad se acredita con una auditoría formal realizada por una entidad de certificación, y la certificación es válida 2 años; en categoría BÁSICA basta una autoevaluación y la declaración de la conformidad.
• Más información: Centro Criptológico Nacional, www.ccn.cni.es.

El Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679) y la Ley Orgánica 3/2018 regulan el tratamiento de datos personales. Se aplican a toda organización que trate datos personales de personas de la UE. Principios: licitud, lealtad y transparencia; limitación de la finalidad; minimización; exactitud; limitación del plazo de conservación; integridad y confidencialidad. Algunas organizaciones deben designar un Delegado de Protección de Datos. Más información: Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es.

¿Qué tengo que hacer ahora?

Mire «Pendiente de usted» en «Mis auditorías»; el botón ? de cada línea le trae aquí.

¿Puedo subir un documento y también rellenar el formulario?

No: cada documento tiene un solo origen. Mientras su archivo esté pendiente de revisión o aceptado, el formulario queda oculto; si se rechaza, vuelve a estar disponible.

¿Qué pasa si cambio un Responsable?

Llega a su Implementador como propuesta; cuando la acepta, los documentos ya generados que contenían ese dato vuelven a prepararse.

He cambiado los datos de mi empresa en el Perfil y la auditoría no cambia.

Es lo previsto: cada auditoría guarda su copia. Para la auditoría en curso, use «Proponer cambios» en sus Datos generales.

¿Pueden entrar otras personas de mi empresa?

Sí, cada una con su propia cuenta: el titular de la cuenta les da acceso en «Perfil» → «Usuarios de la empresa» (ver Usuarios de la empresa). No comparta su contraseña.

No me deja firmar el Plan ni enviar el PAC.

Esas acciones son de las personas con permiso de firma («Firmante») de su empresa. Pida al titular de la cuenta que se lo conceda.

¿Cómo contacto con mi Implementador?

Con el «Chat con el equipo» de la auditoría; su nombre figura en la cabecera de la auditoría.