Ayuda del Implementador

El equipo del Implementador hace el trabajo técnico de la fase interna: documentación, Encuesta de cumplimiento, hallazgos e Informe SoA, junto con el Cliente. Recibe la auditoría ya creada y asignada por el Consultor, como Implementador jefe o como miembro de su equipo (Ayudante o Técnico, con los mismos permisos entre sí).

Toda auditoría ENS avanza por 6 etapas; el final de una es el comienzo de la siguiente. La escala se ve en la lista de auditorías (columna «Progreso») y arriba de la ficha de cada auditoría.

Su parte: las etapas 1–3. En la fase externa solo ayuda al Cliente con el PAC (si es el Implementador jefe).

Lista de lo que espera una acción suya, calculada a partir del estado real de cada auditoría: en cuanto lo hace, la línea desaparece sola. Pulse una línea para ir al lugar donde se hace. Debajo, plegado, «En espera de otros» muestra lo que depende de otro participante (con su rol): así se ve por qué una auditoría no avanza. La campanita cuenta lo que ha pasado; esta lista, lo que falta hacer.

El botón ? de cada línea abre en esta guía el apartado que la explica: sus tareas, en «¿Qué tengo que hacer?»; las de otros, las etapas del proceso. Para volver, «Volver» o Esc.

Dónde: en el widget «Pendiente de usted» del Dashboard y, al abrir cada auditoría, bajo la escala.

Ayudante y Técnico ven las mismas tareas con la nota «Lo coordina el Implementador jefe»; «Cerrar la fase interna» les aparece en «En espera de otros».

En cada auditoría, bajo «Pendiente de usted», está también el botón «Informe de estado» (ver Exportar listas e Informe de estado).

Cuándo: aviso en la campanita y por email; «Pendiente de usted» muestra «Responder a la invitación».

Menú → «Invitaciones» → «Recibidas»: «Aceptar» le vincula a la auditoría (aparece en su lista); «Rechazar» permite a quien le invitó elegir a otra persona. La invitación caduca a las 72 horas (valor por defecto) y quien la envió puede anularla antes. Si caducó, pida que le inviten de nuevo.

Si le invitaron por email sin tener cuenta, el enlace le permite crearla y aceptar a la vez.

Cuándo: etapa «Documentación»; «Pendiente de usted» muestra «Completar Responsables y Marco normativo (Datos generales)», «Preparar N documentos», «Generar N documentos listos» o «Corregir N documentos rechazados por el Cliente».

Antes de empezar: en «Datos generales» indique al menos un Responsable (Seguridad, Sistema, Información o Servicio) y al menos un Marco normativo. Hasta entonces «Documentos» está bloqueado.

Si el Cliente ya tiene el documento, puede subirlo él mismo: entonces usted lo revisa (Verificar y Aceptar / Rechazar). Si el Cliente se lo envía por otra vía (por ejemplo, por email), puede subirlo usted: sigue siendo un documento del Cliente, con la misma revisión, y en «Pendiente de usted» aparece como «documento del Cliente subido por el Implementador». Un documento tiene un solo origen: formulario o archivo. La documentación vigente del Cliente en «Documentación» se incorpora sola a una auditoría nueva y llega para su revisión.

Cuándo: «Revisar N documentos subidos por el Cliente» (o «… del Cliente subidos por el Implementador»), «Revisar N respuestas del Cliente en los formularios» o «Revisar N evidencias aportadas por el Cliente».

Cuándo: «Iniciar la Encuesta» (todos los documentos listos y vigentes), «Completar la Encuesta», «Finalizar la Encuesta».

Una Encuesta finalizada es de solo lectura: para cambiar una respuesta o una evidencia, «↩ Reabrir Encuesta». Cualquier cambio posterior en un documento (desbloquearlo, cambiar un campo común o los Responsables, una versión rechazada por el Cliente) también vuelve a abrir la Encuesta y elimina el Informe SoA y el Análisis IA.

Cuándo: «Revisar N correcciones enviadas por el Cliente».

También puede cerrarlo a mano («Cerrado» en el desplegable de la tarjeta), indicando el motivo: igual que al aceptar una corrección, la respuesta de la Encuesta pasa a «Sí (Conforme)». No se puede mientras hay una corrección del Cliente sin revisar. Un hallazgo también se cierra al finalizar la Encuesta con la respuesta corregida, y se reabre si al finalizarla la respuesta vuelve a ser No o Parcial. Las correcciones se tramitan solo en la fase interna.

Cuándo: Encuesta finalizada, y el Certificador y el Auditor jefe ya aceptaron.

Botón «Cerrar la fase interna» en la ficha. Se avisa al Cliente, al Auditor jefe y al Certificador; empieza la fase externa y los datos de la organización quedan congelados. Antes de confirmar, la plataforma advierte si quedan correcciones aceptadas sin aplicar en la Encuesta y si queda algo sin decidir entre el Cliente y el equipo (documentos, respuestas, evidencias o correcciones por revisar; versiones o valores que esperan al Cliente). Con la fase externa abierta, los documentos, la Encuesta y los Datos generales son de solo lectura; las propuestas del Cliente pendientes solo se pueden rechazar.

«Deshacer y volver a fase interna» es posible mientras el Auditor jefe no haya enviado el Plan de Auditoría al Cliente.

«Control» → «Equipo del Implementador», bajo «Implementador jefe»: invite a su Ayudante y/o Técnico, del directorio o por email (si no tienen cuenta, la crean al aceptar). Puede anular una invitación pendiente o retirar a un miembro y elegir a otro. Cambiar al Implementador jefe es del Consultor o del Administrador de la plataforma, y solo hasta cerrar la fase interna; con el cambio salen también su Ayudante y su Técnico (el Certificador y el Auditor jefe no cambian). Ayudante y Técnico ven este bloque en lectura.

Si el Veredicto no es «Favorable», el Cliente prepara el Plan de Acciones Correctivas. Una vez que él lo ha iniciado, el Implementador jefe puede rellenar sus puntos (acción correctiva, causa raíz, responsable, fecha, evidencia) desde la tarjeta PAC de la ficha. Enviarlo al Auditor jefe solo puede el Cliente.

Cuándo: «Pendiente de usted» muestra una línea que no responde a un paso normal del proceso, sino a algo que la plataforma ha detectado como incoherente o retrasado en su auditoría.

Son las mismas comprobaciones que revisa el Administrador de la plataforma, pero solo las que puede resolver usted. Pulse la línea para ir al apartado donde se corrige; al corregirlo, la línea desaparece sola.

• «Terminar N documentos obligatorios» — la auditoría ya está en la Encuesta o después, y algún documento obligatorio no está «Generado» ni «Aprobado».
• «Revisar N documentos sin contenido real» — figuran como «Generado» o «Aprobado», pero no tienen archivo o no consta su versión en el Registro (p. ej. una generación interrumpida). Vuelva a generarlos o a subirlos.
• «Seguimiento: N documentos rechazados sin nueva versión del Cliente» — usted rechazó lo que subió el Cliente y, pasados los días configurados, no ha vuelto a subir nada: recuérdeselo.
• «Completar los Datos generales» — faltan datos de la organización o no hay ningún responsable clave, y la auditoría ya está en la Encuesta.
• «Definir los plazos de la fase interna» (Implementador jefe) — la auditoría lleva días creada sin algún plazo 1–3.
• «Suspendida desde hace N días» (Implementador jefe) — reanúdela o decida qué hacer con ella.
• «N hallazgos críticos con plazo vencido» — hallazgos de gravedad Alta con la fecha límite pasada y sin cerrar.
• «Ayudante / Técnico bloqueado: sustituirlo» (Implementador jefe) — su cuenta está bloqueada y no puede trabajar en la auditoría.

Si el Administrador de la plataforma ya revisó un caso y lo marcó como correcto, la línea no aparece.

Datos de la organización: al crear la auditoría se copian de la ficha del Cliente y a partir de ahí pertenecen a la auditoría. Se corrigen con «Editar»; el Cliente puede proponer cambios (los acepta o rechaza usted en Historial de cambios). El Implementador jefe tiene además «Actualizar desde la ficha del cliente» (con aviso y confirmación). Si cambia la Organización o el Sector, antes de guardar se muestra qué documentos generados en esta auditoría se eliminarán (con la versión de Documentación creada por ella) para volver a generarlos; lo subido por el Cliente o incorporado desde Documentación no se toca. Al pasar a la fase externa estos datos quedan congelados. El NIF/CIF no se cambia en ningún sitio.

Responsables: Responsable de Seguridad, del Sistema, de la Información y del Servicio, y Personal Operativo (este último no se muestra al Cliente). Cada persona se elige de Empleados y se marcan sus roles; cargo, email, teléfono y clasificación se toman de su ficha de empleado. La misma persona no puede ser Responsable de Seguridad y del Sistema (bloquea el guardado).

Empleados: la lista de esta auditoría, copiada de la ficha del Cliente. Lo que se añade o modifica aquí se guarda también en la ficha del Cliente para próximas auditorías; eliminar a alguien aquí no lo borra de la ficha. Nombre y cargo son obligatorios; el cargo se elige de la Lista de cargos o se escribe uno nuevo.

Lista de cargos: propia de cada auditoría, sembrada con la plantilla de cargos de la plataforma; se amplía al escribir un cargo nuevo en Empleados, y se puede renombrar (el cambio pasa a quien lo tenga) o eliminar.

Marco normativo: los marcos que aplican a la organización (ENS, RGPD/LOPDGDD, NIS2) y normativa sectorial adicional.

Cambiar un campo común (ver Campos comunes) devuelve a «En progreso» los documentos generados o aprobados que lo contienen. Una versión rechazada por el Cliente también devuelve el documento a «En progreso». Con la Encuesta finalizada, cualquiera de estos cambios la vuelve a abrir; con la fase externa abierta, los documentos no se modifican.

24 campos (organización, responsables, sector…) se comparten entre todos los documentos de la auditoría: se rellenan una vez y aparecen en todos. Al cambiarlos usted, se aplican al momento y los documentos ya generados o aprobados que los contienen vuelven a «En progreso». Si el cambio lo propone el Cliente, espera a que usted lo acepte. El catálogo de campos comunes lo mantiene el Administrador de la plataforma.

Los cambios del equipo y las propuestas del Cliente, agrupados por documento. En cada propuesta pendiente: ✓ Aceptar / ✗ Rechazar; un clic en la entrada lleva al campo. Una propuesta del Cliente sigue pendiente hasta que usted decida sobre ella, aunque usted cambie ese campo directamente o reabra el documento (en «Antes» verá entonces su propio valor); si usted escribe en el campo exactamente el valor propuesto, la propuesta cuenta como aceptada.

En «Registro de cambios (datos y documentos)» de la auditoría, el filtro de acciones «Pendientes de aceptar» deja solo lo que espera su decisión (lo mismo que cuenta el indicador «N pendientes»); se combina con el filtro por documento. Un clic en una entrada (fuera de los botones) abre el documento en ese campo, resaltado, sin decidir nada; «Auditoría» vuelve a la misma entrada con los mismos filtros. Las entradas de Responsables y Marco normativo abren ese bloque de Datos generales («↩ Volver al Registro de cambios»).

Repositorio de versiones por cliente y documento, independiente de las auditorías: Vigente, Pendiente de aprobación, Archivado, Rechazado. Permite subir documentos históricos.

La columna «Acción requerida» indica qué hacer: Espera confirmación del cliente (botón «Activar» para marcarla Vigente sin esperar); Revisar en la auditoría AU-… (archivo subido por el Cliente en una auditoría: se aprueba o rechaza allí); Rechazado por el cliente — revisar; La revisión vence en N días — preparar la renovación (en amarillo, faltan 30 días o menos para la próxima revisión; junto a «Vigente», un banderín amarillo); Revisión vencida — renovar (en rojo, con banderín rojo). El Cliente ve los mismos avisos en su Documentación. El indicador «N esperando revisión» junto al título filtra las pendientes; el botón ⓘ muestra todos los datos de la versión (auditoría, origen, elaborado y aprobado por, fechas, motivo, archivo y hash).

Dentro del equipo (jefe, Ayudante, Técnico) solo una persona edita un documento a la vez; el bloqueo se libera al salir o tras 10 minutos sin actividad (valor por defecto). El Cliente no bloquea ni queda bloqueado: lo que guarda llega como propuesta.

Una pregunta por medida aplicable del Anexo II del ENS: 52 en BÁSICA, 68 en MEDIA y 73 en ALTA, según la tabla de selección de medidas del Real Decreto 311/2022. Se incluyen también las medidas que el Real Decreto asigna por el nivel de una dimensión de seguridad (C, I, T, A, D): si esa dimensión no es relevante para el sistema, responda «N/A» y justifíquelo en las observaciones.

Al finalizar la Encuesta, cada medida en No o Parcial genera un hallazgo con su recomendación: tablero de 3 columnas (Abierto / En progreso / Cerrado), con fecha límite individual o general. El ciclo de corrección se describe en Correcciones de hallazgos.

Cada hallazgo tiene su «Historial»: correcciones del Cliente con sus archivos (y SHA-256), aceptaciones y rechazos con el motivo, cierres y reaperturas. Lo ven también el Cliente y el Auditor. En la fase externa y en una auditoría cerrada no hay avisos de hallazgos vencidos: las no conformidades siguen por el PAC.

Canal alternativo a la web para responder la Encuesta desde el móvil, con los mismos datos y las mismas reglas. Solo para Implementadores y Administrador de la plataforma. Se vincula con su ID de Telegram. Comandos: /start, /menu, /ayuda, /salir o /cancelar.

• Mismos botones Sí / Parcial / No / N/A; tras Sí/Parcial/No, un paso con L0–L5 (el nivel por defecto ya marcado).
• Evidencias por el chat; índice con iconos de estado; resumen y finalización cuando todo está respondido.
• Una auditoría en Encuesta solo puede estar abierta en un canal (web o bot) a la vez.
• Al finalizar, o desde una auditoría ya finalizada, envía el SoA en Word por el chat.
• Copiar respuestas de una auditoría anterior solo se hace en la web.

Tras finalizar la Encuesta: la Declaración de Aplicabilidad (Informe SoA) en Word, PDF, Excel (6 hojas: Portada, Dashboard, una por marco — Organizativo, Operacional, Protección — y Hallazgos) y CSV, y el paquete final (ZIP) con el SoA y los documentos vigentes. El Cliente los descarga desde su portal. Se generan en el momento, con los datos vigentes; en una auditoría cerrada, el paquete queda fijo en la fecha de cierre. La SoA generada no equivale a su aprobación: la aprueba y la firma el Responsable de la Seguridad de la organización (art. 28.2 del Real Decreto 311/2022), fuera de la plataforma; el documento incluye el espacio para la firma.

Sección interna de la ficha: Complejidad IT (0–100), Índice de madurez (tras finalizar la Encuesta; media ponderada de los niveles con la escala CCN-STIC-824, y el nivel medio L0–L5) e Índice de trabajo (40 % Complejidad IT + 60 % de lo que falta de madurez), más la valoración del equipo (horas, calidad, complejidad, comentario).

• Datos del entorno IT: 8 datos (usuarios, dispositivos, servidores, personal IT propio, oficinas, nube, proveedores IT, auditorías previas) que rellena el equipo y guarda con «Guardar datos del entorno». La columna «Sugerencia» propone valores de los formularios o del historial del Cliente («Usar»). Sin los 8, la Complejidad IT y el Índice de trabajo muestran «—».
• Valoración: un epílogo; se rellena una vez cerrada la auditoría y no condiciona ningún paso. Mientras falte, el Implementador jefe tiene en «Pendiente de usted» la tarea «Rellenar el Análisis de trabajo». En la lista de Auditorías, las cerradas muestran «Análisis ✓» o «Sin análisis».
• Radar de madurez por dominio (auditoría ENS con Encuesta finalizada): lo ven el equipo, el Administrador de la plataforma y el Cliente; Auditor, Certificador y Consultor no.
• El Cliente no ve esta sección; Auditor, Certificador y Consultor, en lectura.

Todas usan su propio token (ver Mi token de IA) y solo funcionan en sus auditorías abiertas.

Las funciones de IA usan su propio token de un proveedor (la plataforma no tiene uno compartido). Se configura en «Perfil» → «Mi token de IA».

Arriba, una fila de tarjetas KPI; debajo, 4 ventanas grandes (widgets). Ambas se calculan sobre sus auditorías (donde es jefe, Ayudante o Técnico).

En la lista «Auditorías», el selector Todas / En curso / Suspendidas / Cerradas se reinicia a «Todas» al entrar desde el menú; al llegar desde una tarjeta KPI viene ya puesto. «En curso» no incluye las auditorías suspendidas (igual que el indicador «Auditorías activas»); mientras una auditoría está suspendida, sus plazos aparecen como «(detenido)» y no cuentan como vencidos.

El bloque «Control» de la ficha muestra quién participa y en qué estado está su invitación (pendiente, aceptada, rechazada), con fechas.

La sección «Historial» de la ficha reúne las etapas de la auditoría y lo que ocurrió en cada una. Las etapas aparecen plegadas y en orden cronológico: Documentación, Encuesta, Cierre de la fase interna, Plan de Auditoría, Documento final y Veredicto, PAC y «Auditoría cerrada» (lo ocurrido después del cierre). Si hubo un nuevo ciclo, cada etapa indica su ciclo; una suspensión aparece como etapa propia, con el motivo, y la etapa continúa después como «(reanudada)».

Cada etapa muestra sus fechas, su duración, el número de eventos y, en el ciclo actual, el plazo (en rojo si se superó). Al abrir una etapa se ven sus eventos: qué pasó, quién lo hizo y cuándo. Solo hay una etapa abierta a la vez.

Encima de las etapas, el filtro por autor y por tipo de evento (con su recuento) se aplica a todas: los recuentos de cada etapa se actualizan y las etapas sin eventos quedan atenuadas. «Quitar filtro» vuelve a la vista completa. Los cambios de precio y de pagos no se muestran. El Cliente no tiene esta sección: él ve el «Historial de cambios» de sus documentos.

Al cerrar la fase interna aparecen en la ficha, debajo de Control, el Plan de Auditoría, la tarjeta Documento final y Veredicto y, si el Veredicto lo exige, el PAC. Los dos primeros los escribe solo el Auditor jefe; el PAC lo prepara y lo envía el Cliente y lo revisa el Auditor jefe.

Si es el Implementador jefe, puede ayudar al Cliente a rellenar el PAC una vez que él lo ha iniciado, pero no puede enviarlo. Ayudante y Técnico lo ven en lectura.

«Deshacer y volver a fase interna» (Implementador jefe) es posible mientras el Auditor jefe no haya enviado el Plan al Cliente.

Con la fase externa abierta, los documentos, la Encuesta y los Datos generales son de solo lectura para todos (la ficha lo indica sobre la escala).

Una auditoría se cierra sola cuando se cumple lo necesario: Veredicto «Favorable» confirmado y Documento final enviado (la respuesta del Cliente no es necesaria), o Veredicto «Favorable con no conformidades» y PAC aprobado (el PAC es obligatorio). Un Veredicto «Desfavorable» lleva a un nuevo ciclo; sin él, la auditoría se cierra como Desfavorable solo si el PAC no se presentó en plazo. Una auditoría abandonada no se cierra: se suspende (ver Auditoría suspendida).

• Solo lectura: nadie puede modificarla; no se puede cambiar a sus participantes, el chat queda en lectura y la IA no se usa sobre ella. Excepciones: la confirmación de versiones por el Cliente en su «Documentación»; la valoración y los datos del entorno IT del Análisis de trabajo, que se rellenan precisamente después del cierre; nada más.
• Paquete de documentos fijo: el paquete final queda con las versiones vigentes en la fecha de cierre.
• Conservación: se conserva durante el plazo configurado (por defecto, 3 años desde el cierre; mínimo 2). Antes no se puede eliminar, ni mover a la Papelera, ni eliminar su cliente.
• Revertir: solo el Administrador de la plataforma puede revertir un Veredicto confirmado; la auditoría se reabre y, si el Documento final ya se había enviado, se deshacen también ese envío, la respuesta del Cliente y todas las copias firmadas.

Una auditoría abandonada o detenida —el Cliente dejó de responder, no presenta el PAC obligatorio o no continúa tras un Veredicto Desfavorable— puede suspenderse. La suspende y la reanuda, indicando el motivo: en la fase interna, el Implementador jefe; en la fase externa, el Auditor jefe; el Administrador de la plataforma, siempre. Se hace con el botón «Suspender…», a la derecha de la línea «Etapa actual», debajo de la escala de etapas; pide confirmación y el motivo.

• Solo lectura: mientras está suspendida nadie puede modificarla (salvo el precio y los pagos); sobre la escala se indica desde cuándo y por qué.
• Dónde se ve: dentro de la auditoría (bajo «Etapa actual», la marca gris «Suspendida» con el símbolo de pausa) y también en la lista de auditorías y en las tablas del Dashboard: su etapa aparece en gris, con el símbolo de pausa, como «Suspendida · » seguida de la etapa en la que se detuvo (por ejemplo, «Suspendida · Plan de Auditoría»).
• Plazos detenidos: no hay tareas en «Pendiente de usted», no cuenta como «estancada» y no se envían avisos de plazos. Al reanudarla, los plazos pendientes se desplazan el tiempo que estuvo suspendida (queda en el historial de plazos); también los plazos del PAC y de respuesta al Documento final.
• Reanudar: la auditoría vuelve exactamente al punto en que se suspendió.
• Indicadores: no cuenta entre las activas; tiene su propio indicador «Auditorías suspendidas». En «Pagos pendientes» sus pagos llevan la marca «Suspendida».
• Conservación: se conserva como una auditoría cerrada, contando desde la fecha de suspensión; antes no se puede eliminar.

Cómo: en la ficha, el botón «Suspender…», a la derecha de la línea «Etapa actual», debajo de la escala (visible para quien puede suspenderla en la fase en curso); para continuar, «Reanudar la auditoría» en el aviso de suspensión.

Tarjeta «Chat con el Cliente» en la ficha de cada auditoría: mensajes de texto entre las personas de la empresa cliente con acceso al portal y el equipo del Implementador (jefe, Ayudante, Técnico) para consultas y coordinación; cada mensaje muestra quién lo escribió. No admite archivos: los documentos y evidencias siguen su propio circuito.

• El texto se guarda cifrado en el servidor (cifrado en reposo).
• Consultor, Auditor y Certificador no lo ven. El Administrador de la plataforma puede leerlo, pero no escribir.
• Se escribe mientras la auditoría está abierta; cerrada, el historial queda en lectura.

Menú lateral → «Línea de tiempo»: los plazos de sus auditorías en una sola vista, sin abrir cada ficha. Dos vistas: Gantt (una barra por auditoría con las etapas recorridas y los próximos hitos) y Calendario (los hitos por día). Búsqueda, orden (hito más próximo, cliente, fecha de creación) y filtro Activas (por defecto) / Suspendidas / Cerradas / Todas. Las auditorías suspendidas no están entre las activas.

🖨️ Exportar no imprime la pantalla: genera un informe en texto, un bloque por auditoría (cliente, código, ciclo, estado, aviso de plazo vencido) con sus hitos en orden cronológico y cada fecha escrita; se imprime o se guarda como PDF desde el navegador.

Grupo «Invitaciones» del menú lateral: «Recibidas» — para participar en una auditoría (Aceptar / Rechazar); «Enviadas» — a su Ayudante y Técnico («Anular» mientras sigan pendientes).

Estados: enviada (pendiente), aceptada, rechazada, cancelada, caducada. La invitación caduca a las 72 horas (valor por defecto); caducada, ya no se puede aceptar y hay que invitar de nuevo. Cada tabla tiene filtro de estado, orden y buscador; las flechas ↑ ↓ (o Enter / Mayús+Enter) recorren las coincidencias. El contador junto al apartado indica cuántas esperan respuesta.

Menú lateral → «Directorios»: Clientes, Implementadores, Auditores, Certificadores y Consultores, de solo lectura. Un clic en una persona o cliente abre las auditorías en las que coinciden.

Encima de cada lista, un filtro de estado (personas: Activo, Bloqueado, Pendiente de activación, Con auditoría activa; Clientes: Activo, Bloqueado, Con auditoría activa) y un buscador que resalta las coincidencias (flechas ↑ ↓ o Enter / Mayús+Enter). Filtro y búsqueda se reinician al entrar desde el menú. Quién está conectado ahora solo lo ve el Administrador de la plataforma.

El botón Exportar de las listas Auditorías y Clientes descarga la lista en Excel (.xlsx) o CSV (separado por «;», se abre directamente en Excel en español). En la ventana se elige:

Informe de estado (botón en cada auditoría, bajo «Pendiente de usted»): un PDF breve para la dirección del Cliente — etapa actual y escala, plazos y su estado, avance de documentos y Encuesta, hallazgos abiertos (fase interna), veredicto, equipo y próximos pasos. No incluye importes. El Cliente puede generarlo él mismo.

Junto a cada botón «Descargar» (documentos, versiones, evidencias, Informe SoA, Plan, Documento final, PAC y demás archivos) hay dos ayudas:

Glosario general de 500 términos técnicos y normativos: «Glosario» en el menú lateral. Cada auditoría tiene además su propio glosario (sección «Glosario» de la ficha), y el icono «?» junto al nombre de un campo muestra su definición y, cuando la hay, la indicación de cómo rellenarlo en ese documento, sin salir del formulario.

Su cuenta la crea un Administrador de la plataforma o se crea al aceptar una invitación por email a una auditoría (contraseña y método de 2FA en la misma pantalla). Si la crea un Administrador de la plataforma, recibe por email (o Telegram) un enlace de un solo uso para establecer su propia contraseña: nadie más la conoce ni la escribe por usted. El enlace caduca en 72 horas (valor por defecto, lo ajusta el Administrador de la plataforma).

Todos los roles entran por la misma pantalla de inicio de sesión, con email y contraseña; la plataforma reconoce el rol y muestra su vista.

Tras la contraseña, la plataforma puede pedir un código de 6 cifras. Hay tres métodos, combinables:

Los tres métodos los activa y desactiva usted mismo en cualquier momento. Al activar la cuenta o al registrarse por una invitación se elige uno de ellos (obligatorio); los demás se añaden después en «Perfil». Si el código no puede entregarse por Telegram y no tiene app autenticadora, la plataforma lo envía por email y lo indica en pantalla.

Si en «Perfil» ve «Activado — todavía no se aplica al iniciar sesión», el método está configurado, pero el administrador aún no ha hecho obligatoria la verificación en dos pasos en esta instalación: por ahora se entra solo con la contraseña, y el código empezará a pedirse cuando la active.

Menú de su avatar (arriba a la derecha) → «👤 Perfil». Ahí puede:

• editar su nombre, teléfono y ID de Telegram (el cambio de email o de DNI/NIF lo hace un Administrador);
• cambiar la contraseña y gestionar la verificación en dos pasos;
• elegir qué avisos recibe por Telegram y por email (ver Avisos);
• configurar su token de IA (ver Mi token de IA);
• ver la fila «Protección de datos» (cuándo leyó la información y el botón «Ver»);
• consultar «Participación conjunta en auditorías»: con quién ha coincidido en auditorías y cuántas comparten («Ver auditorías» por persona). La ficha completa de un compañero solo la abre un Administrador de la plataforma.

Los indicadores de su página de inicio se configuran en el propio Dashboard, no en el Perfil.

La campanita 🔔 (arriba) es su bandeja de avisos: todo lo que le concierne y es el único lugar con «leído / no leído». El mensaje emergente que aparece unos segundos es el mismo aviso. Un clic en un aviso abre la auditoría en el lugar correspondiente.

Historial no es aviso: «Actividad reciente» del Dashboard y el Historial de cada auditoría cuentan qué pasó y cuándo; no esperan nada de usted. Lo que falta hacer está en Pendiente de usted.

Email y Telegram son copias de los avisos, configurables evento por evento en «Perfil» (algunos con un umbral de días). El email es el canal principal; Telegram es adicional y necesita su ID de Telegram. La lista completa de eventos de su rol está en «Perfil»; si es larga, aparece agrupada en apartados plegables (Documentos y datos, Encuesta y hallazgos, Plazos y actividad, Fase externa…), cada uno con el número de avisos y cuántos tiene activados. Email y Telegram se configuran por separado: cada canal tiene su propio bloque con su lista de avisos y sus botones. «Esencial» marca en ese canal los avisos por defecto de su rol y desmarca el resto; «Marcar todo» y «Desmarcar todo» marcan o desmarcan todos los avisos de ese canal. El umbral en días de un aviso es el mismo para los dos canales. El resumen periódico por email está en el bloque de Email y el horario de Telegram («Recibir los avisos de Telegram solo en mi horario»), en el de Telegram. Sin ID de Telegram, el bloque de Telegram no se muestra; aparece en cuanto guarda su ID de Telegram, con las marcas que tuviera (no se pierden mientras está oculto). Las cuentas nuevas empiezan con los avisos por defecto de su rol, que define el Administrador de la plataforma.

Todos los correos de la plataforma llevan el mismo formato: la marca ProInt-ENS arriba y, al pie, los datos del titular, la información básica de protección de datos y el motivo del aviso. La plataforma nunca le pide por correo su contraseña ni sus códigos de verificación.

• Buscar (arriba, junto al logo): escriba al menos dos letras — un código de auditoría, un cliente o su NIF, el nombre de un documento, «SoA» o una tarea — y los resultados aparecen al momento, agrupados en Auditorías, Clientes, Tareas pendientes y Documentos, solo de lo que usted puede ver. ↑/↓ y Enter para abrir, Esc para cerrar; «/» o Ctrl+K llevan al buscador. Al abrir un resultado el campo se vacía y la búsqueda queda en «Búsquedas recientes», que aparecen al pulsar el campo vacío («×» quita una). Las secciones de la plataforma están en el menú de la izquierda.
• Menú de la izquierda: los grupos (General, Plataforma…) se abren y se cierran pulsando su título (o con Enter). La primera vez que entra están todos abiertos; en cuanto abre o cierra alguno, los que deje abiertos se guardan en su cuenta y se ven igual en cualquier ordenador. El apartado en el que está se marca con un punto a la derecha, también dentro de un grupo cerrado. «« Contraer panel», abajo, deja solo los iconos (al pasar el ratón el menú se despliega); «» Expandir panel» lo vuelve a abrir.
• «Volver» le devuelve a la pantalla desde la que llegó (la ficha, la pestaña o la campanita), no siempre a la lista general. En pantallas largas queda fijo en la cabecera.
• Esc hace lo mismo que «Volver». No vuelve mientras escribe en un campo (allí cancela la edición) ni con una ventana abierta.
• Ventanas: Esc cierra la ventana abierta, igual que «×», «Cerrar» o «Cancelar». No se cierran con Esc las que exigen respuesta (cambio obligatorio de contraseña, información sobre protección de datos, aviso de inactividad). Al abrir una ventana el cursor va a su primer campo, Tab recorre solo esa ventana y al cerrarla vuelve al botón de origen.
• Los botones con solo un icono tienen un nombre que leen los lectores de pantalla.
• Color de su rol: es el de su logo, su avatar y los puntos del menú.

Quién es el responsable del tratamiento, para qué se usan los datos, cuánto tiempo se conservan y cómo ejercer sus derechos se explica en la Política de privacidad; los datos del titular de la instalación, en el Aviso legal; las medidas de seguridad, con los valores reales de este servidor, en Seguridad de la plataforma. Los tres enlaces están al pie del menú lateral, en la pantalla de acceso y en «Cómo funciona».

La primera vez que entra, y cada vez que esa información cambia, la plataforma le muestra un resumen y le pide confirmar que lo ha leído. En «Perfil», la fila «Protección de datos» muestra cuándo lo leyó y el botón «Ver» lo vuelve a abrir.

• Cada participante ve solo las auditorías en las que interviene; el servidor lo comprueba en cada petición.
• A la IA nunca se envían datos personales ni identificativos: nombres, emails, teléfonos, direcciones, NIF, nombre de la organización y código de la auditoría se sustituyen antes del envío.
• Cada acción queda registrada con su autor real, y cada archivo tiene su huella SHA-256 (ver Ver y comprobar archivos).

¿Por qué no puedo iniciar la Encuesta?

Todos los documentos tienen que estar listos (Generado o Aprobado) y vigentes. «Pendiente de usted» indica qué falta.

¿Por qué no puedo finalizar la Encuesta?

La plataforma enumera lo que falta: preguntas sin responder, «Sí» sin evidencia obligatoria, Parcial o N/A sin comentario, respuestas copiadas sin confirmar, documentos sin terminar o el Implementador jefe sin aceptar la auditoría.

¿Por qué no aparece «Cerrar la fase interna»?

Solo la tiene el Implementador jefe, con la Encuesta finalizada y el Certificador y el Auditor jefe ya aceptados.

¿Cómo cierro un hallazgo?

Corrigiendo la respuesta en la Encuesta y finalizándola de nuevo; a mano no se cierra.

¿Tengo funciones de IA?

Sí, con su propio token: ver Funciones de IA.